公务部门对管理咨询服务的委托大致上可以分成下述各个类别:
——战略和政策建议;
——辅助项目/行动计划和设计、开发和管理,以及(或者)提高其效率;
——辅助设计和开发组织结构和体制;
——培训、开发和个别指导;
——舆论调查。
“战略和政策建议”类的管理咨询工作,一般都相关于论证公务部门所面临的社会或行政性问题。
公务部门的组织机构时常要求调整。
公务部门的主管人员经常为促进他们组织机构工作过程的改革,寻求帮助。
舆论调查被用来衡量财政资助人拟议中的政府议案反应。
当前的趋势和挑战
当代社会的政府,其作用非常广泛。政府不仅仅要提出来供各种各样的服务,规范我们享用的服务,而且还要提供政府管理的立法框架。当代社会的政府,其作用非常广泛。政府可以采用许多方法来达到其目标:政府本身生产并交付服务;为个人和各业务执行直接的支付;建立政府所在有的商业企业;提供直接的补助金或者低息的财政贷款保证;给个人和各种业务提供税收方面的奖励;规范包括商业性的也包括非商业性的个人和组织活动。
大多数国家的政府,提供部分或全部下述服务:保健;社会;社会服务(社会安全和社会福利项目);教育;国家安全(警察、国防);环境保护;通讯和邮政服务;农业支持;税收;国际发展;基础设施的资金支付;推进旅游,统计业务,图书馆和档案,外交事务;迁移、就业和培训。居住和银行服务以及更多方面。此外,政府还必须做许多内部工作,比如财务,工薪,采购,人事管理,培训,审计,监察等等。
政府的经费总额,在大多数西方工业化国家,要达到国内生产总值GDP的30%至50%,而在一些发展中国家,公务部门的经费甚至可以达到更高的GDP比例。政府也在全国总的就业方面提供相当高的百分比。
为公务部门提供咨询服务不可避免地要回答部门的难点和问题。
在多数国家里,公务部门面临的难题,其详尽的清单会非常长。
公务部门面临的难题
不断增长的预算赤字;国债和外债
保健费用暴涨
社会服务不足
住房供应和缺房问题
贫困不断扩大
不断增长的失业(特别是长期失业)
教育质量变差
保健基础设施老化
交通网络拥挤
生活环境恶化、污染
自然资源枯竭(滥伐森林等等)
有毒的和核废料
人口爆炸
消费者权益保护不足
犯罪(包括有组织的犯罪)
吸毒的增长
高级人材的流失
公务机关的效率低下
烦琐和拖拉的公事程序
低报酬和缺乏积极性
腐败
需要改革和/或行政机关的现代化
少数民族和流动劳工问题
政治和经济难民
民族主义抬头
权力下放的需要
均衡地区发展的需要
开展国标出立法
决策权力向超国家组织的转移
市场和价格自由化
需要吸引并保护投资者
私有化
结构性调整
需要改进公有制企业的业绩
多国性公司不断扩大的权力
军工行业的非军用化和转化
快速变化的信息和通讯技术
需要显示成效,满足选举人的要求
广大公众的批评
需要使公共行政管理与进步的民主相匹配
不断增长的预算赤字
在近些年多数西方国家经济中,政府收入都比政府开支低,结果是预算赤字,增加了政府的债务,内债和外债,以及这些债务所支付的利息。这种不断增加的累加债务的处境已经引起经济学家、政治家和商界领袖们的担忧。
信息和通讯技术
信息技术非常显著地影响到生产和业务流程以及工作的组织。
失业问题
不管出于什么原因,在许多国家里,失业已经是一项最为严重的国家性问题。
扩大民主化
即使在传统的民主国家里,也有进一步民主化的问题。比如下放决策的权力和责任,要使公共事务管理得更加接近于人民要求。
方案措施
私有化
私有化努力的基本依据曾经是
(1)为了整体的国家利益,私有部门应该更加有效地做它能够做得更好的事;
(2)政府要变得更强有力更加有用,不是从事无数的各种各样的业务和活动,而是要把力量集中到只有政府代表社会利益才能开展和维持的政策、法规、管理和服务方面来。把公有企业的资产从政府手上转给私人所有者曾经是私有化的主要形式。
过程再设计
采用信息技术重新设计行政管理以及其他过程已经变成提高公务部门各机构工作效率的重要策略。
机构重组
·在职责范围内给予更多权力,使得部长和司局的责任更加清晰;
·把决策从项目分排的活动中分离出来;
·放宽对管理人员的某些公务限制以推进创新和承担风险;
·改善人力资源管理是组织机构更加高效;
·实施一些项目,对新的工作选择进行试点,比如远程工作。
改革政府
没有一个强大而有效的政府,就没有繁荣和民主的社会。这个问题并不是私营部门和私人经营反对公务部门和政府,而是二者之间的结合。为了全社会的利益,每一方发挥它能过更好的发挥的作用,提供它能够更有效地提供的服务。
改革政府十项原则:
1、促进式政府:引导而不是指责
2、社会拥有政府:赋予权力而不仅是服务
3、竞争的政府:把竞争融进服务过程中
4、有任务驱动的政府:改造法令驱动的组织
5、面向成果的政府:为成果拨款而不是投入
6、客户驱动市政府:解决客户的需求而不是官僚主义
7、企业化政府:赚钱而不是花钱
8、有预见的政府:防止而不是事后处理
9、分权式政府:从垂直体制转为参与和协调合作
10、面向市场的政府:通过市场杠杆引导变革
公务部门的环境
公务部门的决策
公务部门的决策是一个过程,由政府或政府机构制定方案,用以解决某一社会或行政管理方面的问题。
图:公务部门的决策过程
社会性问题是指那些要求社会通常经过政府项目或机构采取集体行动的社会、经济问题或机遇。政府项目,是由政府、管理型的项目计划或者给予个人或事业的经济馈赠所产生或安排的业务,都要求谨慎地进行计划和组织。
行政管理问题是指关于政府机器的问题或机遇。政府是一个庞大的行政管理体系,组织起来提供不同类型的服务,或者下达管理性项目计划。和任一庞大行政管理体系一样,必须要有组织机构,政策和工作程序,还必须运行多种行政管理性的业务。这些行政管理性业务可能对或者可能不对公众有很大的影响,但是其质量和生产力强有力的影响整个公务部门的效率和形象。
一旦做出了决定,必须把它转化成仔细设计好的计划,予以贯彻实施,然后加以评估。评估可能会导致通过修改设计对计划做出调整。
政治的作用
公务部门的关键决策过程都是政治性的过程,尽管涉及的问题是高度技术性的。少数行政管理性规定,看上去不带任何政治性隐喻和意义,但仍可以涉及政治性标准,在某些情况下可以变的政治化。高层和高级的行政首长可以十分强调他们的独立性和决策的非政治化方法;不过政治无所不在,政党及其联盟的权力,通过高层人员的任命、改组机构增减预算、改变立法、部长会议作出决定,以及由政治家们或多或少的作出直接的个人干预,会左右公务部门的决策。
社会目标
社会目标可以包括特定区域的发展,小型企业的推进,创造就业机会以及为少数民族的服务,公平分配合同和采购,等等。
在决策支持中咨询师——客户关系
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问 题
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私营部门
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公务部门
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1、客户认定
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清楚或接近清楚
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困难
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2、客户性质
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一个人或小单位
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许多人或单位
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3、客户目标
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相对清楚的界限和目的
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多维复杂;不规范的界限
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4、方法
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重要,但常常不比结果更重要
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很重要,尤其是咨询和推动
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5、紧张感
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相对少,已有了解
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许多,难以定义
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6、对决定负责
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个人,单位
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集体,大单位
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7、决策
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基于目标的商业标准
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政治上的,基于其价值
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8、文档/报告
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并不总是重要
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很重要;公务文件
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9、结果
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一般可以度量
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常常不可度量
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10、评估
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非正式的
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正式并且复杂
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11、执行
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几乎立即进行
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不肯定;取决于政治上的决心,资源到位等。
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公务咨询委托过程
使用正式的,严格定义的程序是主导的,不能改变。
在公务部门中采用规范化的程序,其理由可以归纳如下:
·把同样的机会给予所有的合格候选人;
·增加对确认并选出最合适的咨询管理机构的可能性;
·使选择具有“透明度”,减少批评意见,并用以减少徇私、裙带关系和腐化的风险;
·协调所使用的方法,在不同的政府部门和政务机关之间推广好的经验;
·在复杂的公务部门环境中提高咨询管理机构选择和任命的整体质量。
数据库。
竞争性投标。
预算的限制。
管理上的判别。
内部咨询组
向公务部门推销咨询业务时,管理咨询管理机构还必须知道在公务部门的组织中,往往有内部的咨询组。这种组织的数量已经减少了,但他们在许多国家中还存在。
很少情况下,内部咨询组也采用自负盈亏体制(即收支自负),在政府聘用咨询实时,他们能够提供适用的合理收费定价标准。
为公务部门咨询的成功因素
开发对路的业务
极少咨询管理机构能够提供公务部门所需要的全方位的服务。因此咨询管理机构们需要选择与他们对路的业务,并且把他们自己定位在自己的领域的专家位置上。确定对路的业务,有好几种方法:
——按地域范围的标准;
——按政府级别(联邦的,省或州的,地方的,政府机关的);
——按部门(保健、教育);
——按业务职能(信息技术,统计,财政);
——按方法特点(问题确认,会议组织,改变管理,调查);
——按这些标准加以不同的组合。
了解公务部门的环境
要在为公务部门的咨询中取得实际的成功,最关键的,也是最耗时间的因素之一,就是要取得对目标公务部门环境的整体了解。
做客户的挚友
重要的是要把客户看成一个普通人,与之建立信任的关系。许多政务主管人有能力并且在业务系统内奉献全力,但这个系统并不要求很高的业绩,要做改变比较难,任何事情要得到改进都要求专门的技能和方法。
有成效的推销
对公务部门的多数推销工作(促使咨询项目启动并予确认)要通过网络或个人的接触。一个好的网络只有通过一段时间才能得以建立,并且要求经常不懈的努力去维护。好的网络能保证直接选择(少数有限的情况下)或咨询管理机构的预选和短名单(用得更经常)。
把多种资源合理的结合到一起
公务部门的问题一般都是多元的。所以咨询组应该把各种资源手段合理的组合起来。最常见的,三种资源是必需的:
·“技术的”(用以取得方法论的支持)
·“途径”(引导咨询和交流);以及
·“经验”(指那些很了解部门情况,能够向主管人员那样思考问题,并能取代大多数公务部门组织取之不竭的共同记忆的人)。
树立形象
在公务部门管理咨询方面要取得成功的实践要花力气。好的机构组成一支队伍,有能力按照要求提供优质服务,并且建立良好的用户服务和长久解决问题方案的历史记录。通过成功的任务,公司在其客户群的印象中创建信誉,树立形象。
咨询的特殊领域
地方政府
许多咨询管理机构把他们的营销活动限于上层政府机关(国家的、省或直辖市的),因而忽略了大量的地方级市场。地方政府一般能给咨询管理机构提供机会,研究的问题涉及城市规划,犯罪司法,社会服务,基础设施规划和开发,以及地方商业的发展。
国有企业和公用事业
在这个范围里,私营部门经验在公务部门中比在任何其他地方更加适用和有效。
发展中国家的公务部门
为发展中国家的公务部门提供服务,对所有国家的咨询管理机构们都有相当多的机会。再在这些国家里的特定机会包括:
·改进国有企业的效能。国有企业曾经在这些国家里倍受尊重,但现在往往被贬斥,因为并没有做到像期望的那样,应该生产搞得好,经济效能达到要求。有的人议论经济效能低下的根本原因是国家所有制。在许多情况下,这是事实,而私有化则是可行的策略,虽然大量的私有化不可能一夜就完成。在私有化的进程中,存在着明显的咨询需求,这点已如上述,控制过死,同样紧迫的要求改进管理。
·提高政府效能。发展中国家的政府机构通常组织的比较粗放。一般说,国家向下给省、市、地方政府放权不够。计划工作是集中的,即使在有明显需要的地方,也不许有足够的交通。公务机关,诸如保健、教育和司法,效率都不够高。机构重叠,从体系而言并不鼓励改革,机关并未真正管好。企业经营和个人的积极性为严格固守陈旧的政策和规章所抑制。
·发展志愿者和非营利部门。面对宗教和地区矛盾,缺乏资金,易被忽视等原因,这类部门逐渐衰退。不过如果它们的组织和管理能得到改善,在经济和社会发展中还能发挥重要的作用。
·建立内部咨询单位。好些国家花费很大的力气来改进他们的公务部门(很大的、很重要的发电、保健、教育、地区公共交通等部门),选择了为不断增加数量的公务机关提供内部管理咨询服务的路线。
为发展中国家公务部门成功地提供服务,咨询管理机构必须制定明确的工作策略。这类策略可以包括:
——采用长期的而不是短期的观点。在发展中国家没有捷径可走;
——有时用能力而不是遵循惯例。只有在一般化的高层次上管理技术才是通用的。这些通用技术必须谨慎的适应当地的文化和管理的状况;
——作为教练和培训者——不是裁判员和法官;
——采用实习的方法进行培训,配合以解决公务机管所面临的特定的实际问题;
——明确地对当地文化作深入了解,尊重人民。
在发展中国家,有众多受过教育有知识的人,大部分没有机会使用他们的知识去解决实际的管理问题。机关有一种倾向,不鼓励试验和改变,抑制革新。培训只给出一部分问题,因为方法和技术方面的指示并不缺乏。常常是解决这些问题有赖于创造一种良好的气氛以及对改变的承诺,要说明不同的、更更灵活的管理方法如何能产生收益:这是真正的咨询任务。
今后的远景
对那些只有政府才能有效实施的服务,则会有更多的需求和更大的压力。日益复杂的经济和社会生活界面,以及社会极度关注的不断增加的问题数量,都将要求新的政府职能和服务,并要求不断提高其服务质量和效率。
对公务部门咨询的市场将继续是复杂而困难的,但有挑战性而且有所收益。为政务部门客户工作不应被看成是可以获得额外的收入的偶然的机会,而且要在咨询管理机构的能力,关系和形象营造中反映的一种战略性的选择。